Se un dipendente è assente e un documento urgente si trova nella sua casella email aziendale, il datore di lavoro può accedere ai suoi messaggi?
Non automaticamente. Il fatto che l’indirizzo email e gli strumenti informatici appartengano all’azienda non attribuisce al datore di lavoro un diritto indiscriminato di leggere la corrispondenza del dipendente. In caso di assenza improvvisa o prolungata e di improrogabili esigenze lavorative, l’accesso alle informazioni necessarie deve essere organizzato in modo preventivo, trasparente e proporzionato, privilegiando strumenti come caselle condivise, risposte automatiche e la designazione di un fiduciario.
Il Garante considera infatti anche la posta elettronica lavorativa una forma di corrispondenza rispetto alla quale permane una legittima aspettativa di riservatezza.
La situazione è molto comune: un dipendente è in ferie, oppure è partito per il viaggio di nozze.
Oppure, molto meno piacevolmente, è ricoverato in ospedale e per qualche settimana non sarà raggiungibile.
Nel frattempo un cliente deve inviare un contratto importante, un fornitore sta aspettando una conferma, l’amministrazione cerca un documento necessario per chiudere un’operazione.
Tutti sanno che quel documento dovrebbe essere nella casella: nome.cognome@azienda.it
La password è amministrata dall’azienda.
La mailbox gira sui server aziendali.
Il computer è dell’azienda.
La tentazione è quindi comprensibile: “Entro, cerco quel messaggio, recupero il documento e richiudo tutto.”
Sembra una soluzione semplice. Dal punto di vista della protezione dei dati e dei diritti del lavoratore, però, non lo è affatto.
“La casella è aziendale, quindi posso leggerla”: non è così semplice
La posta elettronica assegnata individualmente al lavoratore resta uno strumento aziendale.
Ma questo non significa che ogni messaggio contenuto nella casella possa essere liberamente consultato dal datore.
Il Garante ha chiarito da tempo che il contenuto dei messaggi, gli allegati e persino alcuni dati esteriori delle comunicazioni appartengono alla sfera della corrispondenza e sono assistiti da garanzie di riservatezza anche nel contesto lavorativo. Questo principio è stato ribadito anche nei più recenti provvedimenti sulla posta elettronica dei dipendenti.
La questione, quindi, non è stabilire chi abbia comprato il computer o chi paghi il servizio email.
La domanda corretta è: quale accesso è realmente necessario e con quali modalità può essere effettuato senza trasformarsi in un controllo indiscriminato sulla corrispondenza del lavoratore?
Il problema dovrebbe essere risolto prima dell’assenza
Il Garante indica da anni alcune misure organizzative pensate proprio per evitare che, al primo imprevisto, l’azienda debba decidere se entrare o meno nella mailbox individuale del dipendente.
Tra queste:
- caselle funzionali condivise, come amministrazione@azienda.it, ordini@azienda.it o commerciale@azienda.it;
- risposte automatiche durante le assenze programmate, con l’indicazione di un collega o di un diverso indirizzo da contattare;
- procedure per le assenze improvvise o prolungate;
- possibilità per il lavoratore di designare un altro dipendente come fiduciario, incaricato di verificare i messaggi e inoltrare quelli effettivamente rilevanti per l’attività lavorativa.
È un’impostazione molto diversa da:
“Se serve, l’amministratore di sistema entra nella posta.”
Il primo è un processo organizzato.
Il secondo è un intervento emergenziale che può esporre l’azienda a problemi molto maggiori del documento che stava cercando.
Chi è il “fiduciario” della casella email?
Nelle sue linee guida il Garante ha prospettato una soluzione particolarmente interessante.
Il lavoratore può essere messo nella condizione di designare un collega che, in caso di assenza improvvisa o prolungata e di improrogabili necessità lavorative, possa verificare i messaggi e inoltrare all’azienda quelli ritenuti rilevanti per l’attività.
Il Garante suggerisce inoltre che questa attività venga verbalizzata e che il lavoratore assente ne sia informato alla prima occasione utile.
Il valore del meccanismo è evidente.
Non si concede a qualcuno un accesso indiscriminato alla vita digitale del dipendente.
Si costruisce una procedura finalizzata a recuperare ciò che serve all’azienda.
È una distinzione tutt’altro che formale.
E se il dipendente non ha nominato nessun fiduciario?
È qui che iniziano i casi difficili.
Se l’assenza è improvvisa e l’azienda non ha predisposto alcuna procedura, può esistere una reale esigenza di continuità operativa.
Questo, però, non rende automaticamente legittimo leggere l’intera casella.
I principi richiamati dal Garante impongono necessità, proporzionalità, pertinenza, trasparenza e limitazione dell’accesso ai soli soggetti autorizzati. Nel documento di indirizzo del 2024 sulla posta elettronica nel contesto lavorativo, il Garante ha nuovamente sottolineato l’esigenza di garantire accessibilità selettiva e tracciatura degli accessi.
Prima di entrare nella mailbox bisognerebbe quindi chiedersi:
- esiste un altro modo per recuperare il documento?
- è presente nel gestionale?
- è stato salvato sul server?
- era in copia qualche altro dipendente?
- può essere richiesto nuovamente al cliente o al fornitore?
- esiste una casella funzionale sulla quale era transitato?
- è possibile effettuare una ricerca tecnica mirata senza accedere indiscriminatamente alla corrispondenza?
Solo dopo avere escluso le alternative il problema dell’eventuale accesso straordinario può essere valutato nella sua reale necessità.
L’errore organizzativo: il documento esiste solo nella mailbox di Mario
Questo è forse il punto più importante.
Immaginiamo che un contratto essenziale per l’azienda sia arrivato settimane prima nella posta di un dipendente.
Il documento non è stato:
- registrato nel gestionale;
- salvato nell’archivio documentale;
- condiviso con l’ufficio;
- caricato nella cartella della pratica;
- inoltrato a una casella funzionale.
Esiste soltanto nella sua inbox.
Quando il dipendente non c’è, l’azienda si trova di fronte a un falso dilemma: violare la sua riservatezza o bloccare l’attività?
Ma il problema è nato prima.
È nato quando l’organizzazione ha permesso che un documento aziendale indispensabile rimanesse custodito esclusivamente in una casella assegnata individualmente a una persona.
Ed è qui che posta elettronica, privacy e continuità aziendale si incontrano.
La mailbox del dipendente non dovrebbe diventare l’unico archivio dei documenti necessari all’impresa.
La posta elettronica non è un buon sistema di gestione documentale
Un recente provvedimento del Garante è particolarmente istruttivo.
Nel 2025 l’Autorità ha esaminato il caso di un piccolo Comune che, dopo la cessazione del rapporto con una dipendente, aveva necessità di recuperare documentazione importante rimasta nella sua casella email. L’ente sosteneva che quelle informazioni fossero indispensabili per la continuità dell’attività.
Il Garante non ha considerato questa esigenza sufficiente a legittimare la consultazione della mailbox individuale e ha osservato, tra l’altro, che i sistemi di posta elettronica non garantiscono le caratteristiche proprie di un sistema strutturato di archiviazione e gestione documentale.
Il caso riguardava una cessazione del rapporto, quindi non coincide con l’assenza temporanea.
Ma evidenzia un principio organizzativo molto utile anche per l’impresa privata: se informazioni fondamentali esistono soltanto nella posta personale di un lavoratore, il problema non è soltanto privacy. È anche di organizzazione aziendale.
Il datore deve informare preventivamente i lavoratori
Una policy interna sulla posta elettronica non dovrebbe limitarsi a dire: “L’email aziendale deve essere utilizzata esclusivamente per fini lavorativi.”
Dovrebbe spiegare anche:
- quali usi sono consentiti;
- come vengono gestite le assenze;
- se esistono caselle condivise;
- come funziona l’eventuale delega;
- in quali circostanze eccezionali può rendersi necessario un accesso;
- chi è autorizzato;
- quali attività vengono tracciate;
- cosa accade alla casella dopo la cessazione del rapporto.
Il Garante richiede da tempo che i lavoratori ricevano informazioni chiare e dettagliate sulle modalità di utilizzo della posta elettronica e sugli eventuali controlli.
Questo è essenziale anche ai fini dell’accountability.
Una procedura conosciuta prima dell’incidente è molto diversa da una soluzione improvvisata quando il dipendente non può protestare perché è in ospedale.
“Ma noi vietiamo l’uso personale della posta aziendale”
Anche questo non risolve automaticamente il problema.
Una casella nominativa può comunque contenere informazioni riferibili alla persona.
Inoltre i messaggi provengono anche da soggetti esterni, che possono ragionevolmente ritenere di comunicare direttamente con quel destinatario.
Il Garante ha ribadito nel 2025 che anche nel contesto lavorativo sussiste una legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza e che l’accesso ai messaggi coinvolge non soltanto i dati del lavoratore, ma anche quelli di mittenti, destinatari e persone eventualmente citate negli allegati.
Quindi la frase: “Avevamo vietato qualsiasi utilizzo privato” non equivale a: “possiamo leggere tutto”.
L’accesso deve essere mirato, non esplorativo
Se in una situazione eccezionale esistessero i presupposti per un intervento sulla casella, la finalità dovrebbe orientare anche il modo in cui viene eseguito.
Se si sta cercando: “il contratto inviato da Alfa S.r.l. martedì scorso” non c’è ragione per leggere le conversazioni del dipendente con altri clienti, colleghi o soggetti esterni.
La logica dovrebbe essere: cercare il dato necessario, non esplorare la casella.
La stessa impostazione si ritrova nei principi richiamati dal Garante: accessi selettivi, personale autorizzato, rispetto della finalità e tracciatura delle attività effettuate.
E l’amministratore di sistema?
Il fatto che tecnicamente possa accedere non significa che giuridicamente possa decidere di farlo.
L’amministratore di sistema opera secondo le istruzioni e le autorizzazioni dell’organizzazione.
Il problema, quindi, non può essere risolto con: “Chiediamo all’IT di aprire la casella.”
Prima deve essere valutata la liceità e la necessità dell’operazione.
Solo dopo si decide chi debba tecnicamente eseguirla e con quali cautele.
La capacità tecnica di accesso non è una base giuridica.
Assenza temporanea e cessazione del rapporto sono due situazioni diverse
È importante non confonderle.
Se il dipendente è in ferie, in malattia o in congedo, il rapporto di lavoro prosegue.
Bisogna gestire un’esigenza temporanea di continuità.
Quando invece il rapporto termina, il Garante ha più volte indicato che l’account nominativo deve essere disattivato in un tempo ragionevole, predisponendo sistemi automatici che informino i mittenti e forniscano indirizzi alternativi, evitando che l’azienda continui semplicemente a leggere la posta dell’ex dipendente. Questo orientamento è stato nuovamente ribadito in un provvedimento del giugno 2025.
È quindi opportuno avere procedure differenti per:
assenza, sostituzione temporanea e cessazione.
Attenzione anche ai metadati della posta
Il problema della posta elettronica dei lavoratori non riguarda soltanto il contenuto dei messaggi.
I sistemi possono conservare informazioni come:
- mittente;
- destinatario;
- data e ora;
- dimensione del messaggio;
- indirizzi IP;
- presenza di allegati;
- in alcuni casi oggetto della comunicazione.
Nel 2024 il Garante ha adottato uno specifico documento di indirizzo sulla gestione dei metadati delle email dei lavoratori, richiamando i rischi derivanti dalla raccolta e conservazione generalizzata e la necessità di rispettare anche le garanzie previste dalla disciplina sui controlli a distanza.
Questo rafforza un concetto importante:
una policy sulla posta elettronica non dovrebbe occuparsi soltanto di ciò che il dipendente può fare, ma anche di ciò che l’azienda e i suoi sistemi fanno con la posta del dipendente.
Cosa dovrebbe prevedere una buona procedura aziendale?
L’obiettivo non è impedire all’impresa di lavorare quando una persona manca.
È esattamente il contrario.
Una procedura ben costruita dovrebbe permettere all’azienda di continuare a lavorare senza dover entrare ogni volta nella casella individuale del lavoratore.
In concreto, può essere utile prevedere:
- caselle funzionali condivise per le comunicazioni che devono appartenere all’organizzazione e non alla singola persona;
- regole di archiviazione, perché i documenti rilevanti siano salvati nei sistemi aziendali;
- risposte automatiche in caso di assenze programmate;
- procedure di delega o fiduciario per le assenze improvvise o prolungate;
- modalità eccezionali di accesso, con presupposti chiari e soggetti autorizzati;
- accessi selettivi e tracciati;
- informazione preventiva dei lavoratori;
- procedure specifiche per la cessazione del rapporto;
- regole sui tempi di conservazione di messaggi e metadati.
La compliance, qui, non consiste nel creare un ostacolo all’operatività.
Consiste nel fare in modo che l’operatività non dipenda dall’improvvisazione.
