LA TUA AZIENDA STA GIÀ USANDO L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE. MA TU LO SAI?
“Non abbiamo ancora introdotto l’Intelligenza Artificiale in azienda: dobbiamo davvero occuparcene adesso?”
Probabilmente sì, perché l’AI potrebbe essere già entrata nei processi aziendali senza che l’impresa abbia mai deciso formalmente di adottarla.
ChatGPT, Copilot, Gemini e altri strumenti di AI generativa sono facilmente accessibili e possono essere utilizzati per scrivere un’e-mail, sintetizzare un documento, preparare una presentazione, analizzare informazioni o creare contenuti. Perché questo accada non serve necessariamente un progetto aziendale, l’acquisto di un software o una decisione del vertice: può bastare che una persona inizi a utilizzare uno di questi strumenti per svolgere più rapidamente una parte del proprio lavoro.
Il primo problema, quindi, non è stabilire quali regole adottare. È capire che cosa sta già accadendo.
L’AI può entrare in azienda senza passare dalla porta principale
Quando un’impresa decide di acquistare un nuovo software, normalmente qualcuno ne valuta le caratteristiche, i costi, le condizioni di utilizzo e l’inserimento nei processi aziendali. Con l’Intelligenza Artificiale generativa può accadere qualcosa di diverso, perché molti strumenti sono immediatamente disponibili e possono essere introdotti nel lavoro quotidiano senza che nessuno percepisca quel comportamento come una vera decisione aziendale.
Un dipendente può utilizzare l’AI per migliorare una comunicazione destinata a un cliente; un altro può chiedere di sintetizzare un documento ricevuto da un fornitore; un responsabile commerciale può utilizzarla per preparare una proposta; qualcuno può servirsi di un assistente integrato in un software già utilizzato dall’azienda senza neppure considerarlo un nuovo strumento.
Presi singolarmente, questi comportamenti possono sembrare semplici modalità personali di organizzare il lavoro. Se però diventano abituali, cominciano a incidere sul modo in cui vengono svolte attività che appartengono all’impresa.
È in questo passaggio che l’uso individuale diventa una questione aziendale.
Il fenomeno viene spesso ricondotto al concetto di Shadow AI, cioè all’utilizzo di strumenti di Intelligenza Artificiale al di fuori di un quadro formalmente conosciuto e governato dall’organizzazione. Al di là della definizione, il punto per l’impresa è molto concreto: può essere convinta di non avere ancora adottato l’AI mentre, nella pratica, una parte dei propri processi viene già svolta con il suo supporto.
Un utilizzo apparentemente semplice può diventare parte di un processo aziendale
Immaginiamo che una persona utilizzi un sistema di AI generativa per sintetizzare un contratto ricevuto da un cliente.
Potrebbe sembrare un’attività marginale: il contratto esiste già, la persona deve leggerlo e utilizza uno strumento per ottenere più rapidamente una prima sintesi. Eppure, in quel momento, l’AI è entrata in un’attività dell’impresa e ha ricevuto informazioni che appartengono a una relazione commerciale.
Lo stesso può accadere quando viene utilizzata per predisporre una risposta destinata a un cliente, confrontare alcune offerte, rielaborare dati, preparare una presentazione interna o costruire una prima analisi di un problema.
Non è necessario, in questa fase, concludere che tutti questi utilizzi siano rischiosi o che debbano essere vietati. Alcuni possono essere del tutto compatibili con l’attività dell’impresa e produrre benefici significativi in termini di efficienza e qualità del lavoro; altri possono richiedere maggiore attenzione per le informazioni coinvolte, per il tipo di attività svolta o per le conseguenze che possono derivarne.
Ma per poter distinguere gli uni dagli altri occorre prima sapere che esistono.
Questo è il punto che rende insufficiente la domanda: “La nostra azienda ha adottato l’Intelligenza Artificiale?”
La domanda più utile è: “Dove viene già utilizzata l’Intelligenza Artificiale nella nostra azienda?”
Non si può governare ciò che non si conosce
Se l’impresa non conosce gli usi reali dell’AI, qualsiasi decisione successiva parte necessariamente da una rappresentazione incompleta della realtà.
Una policy può stabilire quali comportamenti siano consentiti e quali no; una formazione può aiutare le persone a utilizzare gli strumenti in modo più consapevole; un sistema di governance può distribuire ruoli e responsabilità. Sono tutti passaggi che possono diventare necessari, ma vengono dopo.
Prima occorre conoscere il punto di partenza.
Il rischio, altrimenti, è costruire regole intorno agli utilizzi che l’impresa immagina e non intorno a quelli che esistono davvero. Potrebbe disciplinare strumenti che nessuno utilizza e ignorarne altri già entrati nelle attività quotidiane; potrebbe concentrarsi su alcune funzioni aziendali mentre gli utilizzi più significativi sono nati altrove; potrebbe vietare comportamenti teorici senza accorgersi che nel frattempo si sono consolidate prassi diverse.
Per questo, prima della policy viene la mappa.
Che cosa significa mappare gli usi dell’AI
Mappare non significa semplicemente chiedere ai dipendenti se utilizzano ChatGPT.
Significa ricostruire in modo sufficientemente concreto quali strumenti di AI vengono utilizzati, da chi, per quali attività e all’interno di quali processi aziendali.
Per esempio, può essere utile verificare se l’AI venga impiegata nelle attività commerciali, amministrative, tecniche o di marketing; se venga utilizzata per produrre materiali interni oppure contenuti destinati all’esterno; se serva soltanto a rielaborare testi o informazioni oppure intervenga in attività più significative; se gli strumenti siano stati messi a disposizione dall’impresa o scelti autonomamente dalle persone.
Occorre poi comprendere, almeno a un primo livello, che cosa entra e che cosa esce da questi sistemi: quali categorie di informazioni vengono utilizzate e quale funzione svolgono gli output nel processo di lavoro. Non per risolvere già tutte le questioni relative a dati, riservatezza o controllo dei risultati, ma per capire dove tali questioni possono effettivamente porsi.
La mappatura dovrebbe inoltre consentire di distinguere l’esperimento occasionale dall’utilizzo che è già diventato parte di un processo. Chiedere una volta all’AI di suggerire il titolo di una presentazione non ha lo stesso significato organizzativo dell’utilizzare abitualmente uno strumento per preparare documenti destinati ai clienti o per svolgere una fase ricorrente di un’attività aziendale.
L’obiettivo non è censire ogni singola interazione con un sistema di Intelligenza Artificiale, ma costruire una rappresentazione sufficientemente fedele di dove l’AI è già entrata nel funzionamento dell’impresa.
Solo a quel punto diventa possibile valutare quali utilizzi non presentino particolari criticità, quali richiedano un approfondimento e quali questioni debbano essere affrontate prima che una prassi si consolidi ulteriormente.
La mappa non serve soltanto a trovare i rischi
C’è un ulteriore motivo per cui conoscere gli utilizzi reali è più utile che partire immediatamente dai divieti.
La mappatura può far emergere non soltanto situazioni che richiedono attenzione, ma anche utilizzi efficaci che l’impresa non conosceva e che potrebbero essere valutati, condivisi o sviluppati consapevolmente.
Se alcune persone hanno già individuato modalità attraverso le quali l’AI consente di svolgere meglio determinate attività, conoscerle permette all’impresa di capire dove la tecnologia stia effettivamente creando valore. Allo stesso modo, se altri utilizzi pongono questioni che non erano state considerate, farli emergere consente di affrontarle quando è ancora possibile modificare facilmente comportamenti e processi.
In questo senso, la mappa non è soltanto uno strumento di controllo. È il passaggio attraverso il quale ciò che è nato spontaneamente nelle attività individuali torna a essere una scelta dell’organizzazione.
L’alternativa non è necessariamente tra permettere e vietare l’AI. Prima ancora di arrivare a quella decisione, l’impresa deve sapere che cosa sta decidendo.
Il momento migliore per guardare è prima che gli usi diventino abitudini
Quando un nuovo strumento entra spontaneamente nel lavoro quotidiano, esiste una fase nella quale le modalità di utilizzo sono ancora fluide. Le persone stanno sperimentando, i processi non sono stati completamente ridefiniti e le prassi non si sono ancora consolidate.
È proprio in questa fase che l’impresa dispone del margine più ampio per comprendere ciò che sta accadendo e decidere che cosa vuole farne.
Aspettare non significa necessariamente scegliere di non utilizzare l’AI. Può significare, più semplicemente, lasciare che siano gli utilizzi individuali a determinare progressivamente il modo in cui la tecnologia entrerà nei processi aziendali, fino a quando alcune scelte saranno già diventate abitudini operative.
Conoscere gli usi reali restituisce invece la decisione all’impresa.
A quel punto sarà possibile chiedersi quali utilizzi mantenere, quali approfondire, quali condizioni definire e quali ulteriori questioni affrontare. Ma queste sono decisioni successive.
La prima è vedere.
Governare l’AI significa, prima di tutto, vederla mentre è ancora possibile scegliere come utilizzarla.
Avv. Antonia Cossa
