Il contratto che usavamo quando eravamo piccoli va ancora bene adesso che l’azienda è cresciuta?

Se un contratto ha funzionato bene per anni, perché dovrebbe essere cambiato solo perché l’azienda è cresciuta?

Perché, nel frattempo, potrebbe essere cambiata l’impresa. E un contratto che era adeguato quando volumi, clienti, organizzazione e rischi erano diversi può continuare a funzionare formalmente, ma non essere più adatto a governare il business di oggi.

La crescita, infatti, non aumenta soltanto il fatturato. Aumenta spesso il numero e il valore delle relazioni commerciali, rende più articolati i processi, crea nuove dipendenze, coinvolge più persone nelle decisioni e può rendere molto più costoso ciò che prima era soltanto un piccolo imprevisto.

Per questo arriva un momento in cui vale la pena chiedersi non soltanto se i contratti dell’impresa siano giuridicamente corretti, ma se siano ancora coerenti con l’impresa che nel frattempo è diventata.

Il contratto può rimanere uguale mentre l’impresa cambia

Molte imprese costruiscono i propri contratti progressivamente.

All’inizio può esserci il modello predisposto per il primo cliente importante, poi modificato in occasione di una particolare trattativa. Una clausola viene aggiunta dopo un problema; un’altra viene eliminata perché un cliente non la accetta; una versione viene adattata per un nuovo servizio e, nel tempo, quel documento finisce per diventare il contratto “standard” dell’azienda.

Non c’è necessariamente qualcosa di sbagliato in questo percorso. I contratti, come molte altre componenti dell’organizzazione, crescono insieme all’esperienza dell’impresa.

Il problema nasce quando l’impresa continua a cambiare e il contratto smette di farlo.

Un’azienda che vendeva prevalentemente a clienti locali può iniziare a lavorare con gruppi strutturati o con controparti estere. Un servizio inizialmente accessorio può diventare una parte rilevante del fatturato. Possono aumentare i volumi, allungarsi la catena dei fornitori, cambiare i tempi di consegna, entrare nei rapporti commerciali dati, software, proprietà intellettuale o informazioni riservate.

Può cambiare anche il potere contrattuale dell’impresa.

Eppure, mentre tutto questo accade, è possibile che le regole utilizzate per governare quelle relazioni siano ancora quelle pensate quando il business aveva dimensioni e caratteristiche molto diverse.

Il punto, quindi, non è stabilire quanto sia “vecchio” un contratto. È capire se quel contratto rappresenti ancora correttamente il rischio economico e operativo del rapporto che deve governare.

Un rischio piccolo può diventare grande senza che cambi una sola clausola

Immaginiamo un’impresa che, nei primi anni di attività, utilizzi un contratto nel quale la gestione di ritardi, contestazioni o responsabilità sia disciplinata in modo molto semplice.

Con volumi contenuti e rapporti commerciali relativamente limitati, quella struttura può essere stata sufficiente.

Se però l’impresa cresce, ciò che cambia non è necessariamente la natura del problema. Può cambiare la sua dimensione economica.

Un ritardo su una fornitura da poche migliaia di euro non ha lo stesso impatto di un ritardo che blocca una commessa importante. Una contestazione su un servizio marginale non pesa come una contestazione su un’attività che nel frattempo rappresenta una quota significativa del fatturato. Una responsabilità accettabile quando il valore del contratto era contenuto può diventare sproporzionata quando aumentano volumi, clienti e conseguenze potenziali dell’inadempimento.

Lo stesso vale per le dipendenze.

Se un cliente diventa progressivamente centrale per il fatturato dell’impresa, oppure un fornitore diventa difficilmente sostituibile, il rapporto non è più soltanto uno dei tanti contratti commerciali dell’azienda. Sta diventando un punto nel quale si concentra una parte del suo rischio.

La crescita può quindi modificare profondamente il significato economico di una clausola senza che quella clausola sia mai stata cambiata.

Ed è qui che il contratto smette di essere soltanto un documento giuridico e diventa una parte dell’infrastruttura con cui l’impresa distribuisce il rischio.

Il contratto non serve soltanto quando qualcosa va storto

Spesso il contratto viene percepito soprattutto nella sua funzione difensiva: stabilire chi ha ragione quando nasce una contestazione, consentire di chiedere un pagamento, limitare una responsabilità o fornire strumenti quando il rapporto entra in crisi.

Questa funzione è importante, ma è soltanto una parte del suo valore.

Un buon contratto serve prima.

Serve a rendere chiaro che cosa l’impresa sta promettendo e che cosa, invece, non sta promettendo. Serve a stabilire chi può assumere determinati impegni, quali informazioni devono essere scambiate, come vengono gestiti cambiamenti e imprevisti, chi sopporta determinati costi, che cosa accade se una prestazione dipende dall’attività di un terzo o se le condizioni iniziali del rapporto cambiano.

In altre parole, il contratto traduce una relazione economica in una struttura di responsabilità, diritti, obblighi e meccanismi decisionali.

Quando è costruito bene, non serve soltanto a prepararsi al conflitto. Può ridurre ambiguità, rendere più prevedibili i rapporti, facilitare decisioni e consentire alle persone che lavorano nell’impresa di sapere entro quali confini possono muoversi.

Per questo la qualità di un contratto non dovrebbe essere valutata soltanto chiedendosi: “Ci tutela abbastanza?”.

Una domanda altrettanto importante è: “Questo contratto aiuta ancora il nostro modo di fare impresa?”

Crescere significa anche decidere quali rischi si vogliono assumere

Non tutti i rischi devono essere eliminati.

Un’impresa può consapevolmente accettare condizioni contrattuali meno favorevoli per entrare in un mercato importante, conquistare un cliente strategico o avviare una relazione dalla quale si aspetta un valore significativo.

Può scegliere di concedere termini di pagamento più lunghi, assumere determinati obblighi, accettare livelli di servizio particolarmente impegnativi o investire risorse prima di avere la certezza del ritorno economico.

Sono decisioni di business.

Il problema nasce quando il rischio viene assunto senza essere riconosciuto come tale.

È qui che il diritto può avere una funzione diversa da quella, più tradizionale, di intervenire quando qualcosa è già accaduto. Può aiutare l’impresa a capire quale rischio sta assumendo, quanto potrebbe costare e se quel rischio è coerente con il valore che la decisione dovrebbe generare.

La domanda non è necessariamente: “Possiamo firmare questo contratto?”.

Molto spesso la domanda più utile è: “Se lo firmiamo in queste condizioni, che cosa stiamo scegliendo di assumere?”.

La differenza è sostanziale.

Nel primo caso il diritto rischia di essere percepito come un semaforo che può diventare verde o rosso. Nel secondo diventa uno degli strumenti attraverso i quali l’impresa costruisce una decisione consapevole.

Anche il processo contrattuale può diventare inadeguato

La crescita non mette alla prova soltanto il testo dei contratti.

Mette alla prova anche il modo in cui vengono negoziati, modificati, approvati e conservati.

Quando un’impresa è piccola, è frequente che il titolare conosca personalmente i clienti, partecipi alle trattative e sappia quali condizioni siano state concordate. Molte informazioni rimangono nella sua memoria o in quella di poche persone.

Con la crescita, però, le trattative possono coinvolgere commerciali, amministrazione, responsabili di funzione, tecnici, procurement e consulenti. Le condizioni discusse in una e-mail possono non coincidere perfettamente con quelle riportate nell’offerta; una modifica richiesta dal cliente può essere accettata senza che chi la approva ne percepisca l’effetto su un’altra parte del rapporto; versioni diverse dello stesso contratto possono circolare contemporaneamente.

A quel punto non basta più avere un buon modello.

Occorre anche capire chi può modificarlo, quali deviazioni dallo standard richiedono una valutazione, quali rischi possono essere accettati a un certo livello dell’organizzazione e quali devono invece essere portati a chi ha la responsabilità di decidere.

Anche questo è un effetto della crescita.

Il contratto diventa progressivamente meno dipendente dalla memoria delle persone e più parte dell’organizzazione dell’impresa.

Quando vale la pena rimettere mano ai contratti?

Non esiste una soglia di fatturato oltre la quale un contratto diventa improvvisamente inadeguato.

Esistono, però, momenti nei quali la domanda diventa particolarmente opportuna.

Quando cambia il tipo di cliente con cui l’impresa lavora. Quando una relazione commerciale assume un peso rilevante sul fatturato. Quando si entra in un nuovo mercato. Quando cambia il modello di business. Quando vengono introdotti nuovi servizi o tecnologie. Quando aumentano le attività affidate a fornitori esterni. Quando un problema che sembrava occasionale comincia a ripetersi.

E, naturalmente, quando ci si accorge che il contratto viene sistematicamente modificato nelle trattative perché non rappresenta più il modo in cui l’impresa opera realmente.

Sono tutti segnali diversi dello stesso fenomeno: l’infrastruttura giuridica potrebbe non essere cresciuta alla stessa velocità del business.

Non significa che tutti i contratti debbano essere riscritti.

Significa che può essere arrivato il momento di guardarli non come una raccolta di documenti, ma come una rappresentazione dei rapporti attraverso i quali l’impresa crea fatturato, assume obblighi, dipende da altri soggetti e trasferisce o trattiene rischio.

La domanda non è se il vecchio contratto “funziona ancora”

Un contratto può continuare a funzionare per anni semplicemente perché non si è ancora verificato il problema che ne mostra il limite.

Per questo aspettare la contestazione non è necessariamente il modo migliore per verificarne l’adeguatezza.

Se l’impresa è cresciuta, la domanda utile non è soltanto se i contratti siano ancora validi o se abbiano funzionato fino a ieri.

È un’altra:

i contratti che utilizziamo oggi rappresentano ancora l’impresa che siamo diventati e i rischi che abbiamo deciso di assumere?

Se la risposta non è immediata, rivedere l’architettura contrattuale non significa aggiungere prudenza al business.

Significa verificare che gli strumenti con cui l’impresa governa le proprie relazioni siano cresciuti insieme al valore che quelle relazioni producono.

Avv. Antonia Cossa