Una diffida serve davvero o è solo una formalità?

“Se so già che la controparte non vuole trovare un accordo, che senso ha mandare una diffida prima di fare causa?”

Più di quanto possa sembrare.

Una diffida non è necessariamente una formalità che precede l’azione giudiziaria. Può servire a formulare con precisione una richiesta, fissare la propria posizione, provocare una risposta della controparte, acquisire informazioni utili e verificare se esistano ancora margini per risolvere il conflitto senza arrivare davanti a un giudice.

Per questo, prima ancora di chiedersi che cosa scrivere in una diffida, sarebbe opportuno porsi una domanda diversa: che cosa voglio ottenere inviandola?

Non tutte le diffide hanno lo stesso obiettivo

Quando un conflitto è ormai evidente, può sembrare che la fase delle comunicazioni sia terminata.

La controparte non paga, non adempie a quanto concordato, respinge una richiesta oppure assume un comportamento che riteniamo lesivo. A quel punto, inviare un’altra lettera può apparire soltanto come un passaggio intermedio prima della causa.

Ma una comunicazione stragiudiziale può svolgere funzioni molto diverse.

Può essere finalizzata a ottenere il pagamento di una somma, l’adempimento di un’obbligazione o la cessazione di un determinato comportamento. Può servire a contestare formalmente una condotta, a rispondere alle pretese della controparte oppure a mettere definitivamente a fuoco le rispettive posizioni.

In altri casi può avere una funzione ancora diversa: verificare se esistano le condizioni per evitare il contenzioso.

Obiettivi differenti richiedono comunicazioni differenti.

Una lettera costruita senza avere prima individuato il risultato perseguito rischia invece di trasformarsi in una formula standard: ricostruzione dei fatti, richiesta, termine per adempiere e annuncio di future iniziative giudiziarie.

Può essere formalmente corretta, ma non necessariamente utile.

Una buona diffida mette ordine nel conflitto

Prima che una controversia arrivi davanti a un giudice, le posizioni delle parti non sono sempre definite come potrebbero apparire.

Nel tempo possono essersi accumulate email, telefonate, contestazioni e richieste. Alcune questioni possono essere rimaste implicite, mentre altre possono essere state affrontate senza che le parti abbiano mai chiarito esattamente quale sia il vero punto di contrasto.

Una comunicazione formale può allora avere una funzione importante: mettere ordine.

Quali fatti vengono contestati? Quale obbligo si ritiene violato? Che cosa si chiede esattamente alla controparte? Entro quale termine? Che cosa accadrà se la richiesta non verrà accolta?

Rispondere a queste domande non serve soltanto al destinatario della lettera.

Serve anche a chi formula la richiesta, perché impone di ricostruire i fatti, esaminare i documenti disponibili e individuare con precisione la propria posizione.

Ed è proprio in questa fase che possono emergere eventuali punti deboli della pretesa, lacune documentali o questioni che devono essere approfondite prima di intraprendere un giudizio.

Anche una risposta negativa può essere utile

L’utilità di una diffida non può essere misurata soltanto verificando se la controparte abbia fatto ciò che le è stato chiesto.

Il debitore potrebbe non pagare. La controparte potrebbe respingere integralmente la richiesta oppure non rispondere affatto.

Ma potrebbe anche rispondere offrendo una propria ricostruzione dei fatti, formulando contestazioni, producendo documenti, riconoscendo alcuni elementi e negandone altri.

Quella risposta può essere molto utile.

Può far emergere, prima della causa, quale sarà presumibilmente la linea difensiva della controparte. Può evidenziare una questione che non era stata considerata. Può confermare che le posizioni sono ormai inconciliabili oppure, al contrario, mostrare che su alcuni aspetti esiste ancora uno spazio di confronto.

In altre parole, la reazione della controparte può fornire informazioni che consentono di valutare meglio il conflitto e di decidere quale debba essere il passo successivo.

Bisogna raccontare tutto nella diffida?

Non necessariamente.

Uno degli errori più frequenti consiste nel considerare la diffida come una sorta di anticipazione dell’atto giudiziario.

Quando il conflitto è già significativo, può essere spontaneo voler ricostruire ogni dettaglio, replicare a tutte le affermazioni della controparte e anticipare tutti gli argomenti che potrebbero essere utilizzati in futuro.

Ma una diffida non è una memoria difensiva.

In alcuni casi sarà opportuno ricostruire dettagliatamente i fatti. In altri sarà preferibile limitarsi agli elementi essenziali. In altri ancora occorrerà rispondere puntualmente ad alcune specifiche contestazioni.

La completezza di una comunicazione non dipende quindi dalla sua lunghezza.

Una diffida è adeguata quando contiene ciò che serve per raggiungere il risultato per il quale viene inviata, senza inserire elementi inutili e senza assumere posizioni che potrebbero limitare inutilmente le scelte successive.

E se la controparte non risponde?

Anche il silenzio è un elemento da valutare.

Non significa automaticamente che chi ha inviato la diffida abbia ragione e non produce, di per sé, gli stessi effetti in ogni controversia. Può però indicare che, almeno in quel momento, non esiste una reale disponibilità al confronto.

A quel punto occorre decidere se attendere abbia ancora una funzione oppure se sia necessario cambiare strumento.

Ciò che dovrebbe essere evitato è continuare a inviare solleciti o diffide sostanzialmente identici senza avere deciso quale sarà il passo successivo.

Anche l’attesa deve avere una ragione.

Una diffida può essere ferma e lasciare spazio a un accordo?

Sì.

Chiedere con chiarezza l’adempimento non significa necessariamente escludere una soluzione negoziale.

In alcune controversie, definire con precisione la propria posizione può anzi rendere più concreto il confronto, perché permette alle parti di comprendere su quali questioni il contrasto sia effettivamente insanabile e su quali, invece, possa esserci spazio per una composizione.

Naturalmente non sempre negoziare è la scelta opportuna.

Vi sono situazioni nelle quali occorre procedere rapidamente con altri strumenti e casi nei quali prolungare il confronto rischia soltanto di ritardare la tutela del proprio diritto.

Anche questa è una valutazione strategica.

Una buona diffida è già parte della gestione della controversia

Considerare la diffida come un passaggio automatico porta facilmente a concentrarsi sulla lettera invece che sul problema.

Il percorso dovrebbe essere inverso.

Prima si ricostruiscono i fatti e si esamina la documentazione. Poi si individua il risultato che si vuole ottenere, si valuta la posizione della controparte e si decide quale funzione attribuire alla comunicazione.

Solo a quel punto si stabilisce che cosa scrivere.

La diffida smette così di essere semplicemente la lettera che “si manda prima di fare causa” e diventa uno degli strumenti attraverso i quali può essere gestita una controversia.